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Wie setzt man virtuelle Meetings interaktiv und ansprechend in Corona-Zeiten um?
Aufgabe
Das konnten wir anhand des alljährlichen Partners Meeting der WKGT demonstrieren. Dieses stand diesmal passend zu den zahlreichen Veränderungen die 2020 verursachte unter dem Thema „Progress“. Da ein gewöhnliches Partners Meeting wie die Jahre zuvor mit mehreren hundert Anwesenden so nicht stattfinden konnte, musste eine neue Idee her wie wir das Meeting virtuell auf die Beine stellen konnten. Ziel war es neben einem einfachen Handeling für Referenten und Teilnehmer nicht nur das Wir-Gefühl der Partner zu stärken, sondern auch zu verdeutlichen, dass Corona der Arbeit der WKGT keinen Strich durch die Rechnung macht.
Auf Wunsch von WKGT sollte die Bilanzkonferenz unter Einbindung externer Sprecher über Microsoft Teams veranstaltet werden. Also galt es eine hochwertige Hybridveranstaltung vom Sitz der WKGT in Düsseldorf zu realisieren, die die 180 Teilnehmenden von Standorten in ganz
Deutschland erreicht und sie bewegt sich in die Konferenz miteinzubringen.
Lösung
Um einen professionellen Livestream mit guter Bild- und Tonqualität zu garantieren brauchte es eine Studio-Bühne, in dem die Referenten aus verschiedenen Perspektiven gefilmt werden konnte, um dieses Kamerasignal anschließend in Microsoft Teams einzuschleusen. Der Liveschnitt fand in einem benachbarten Raum für die Regie statt, von wo aus die Teams Konferenz mitverfolgt wurde, so dass wir auf Probleme schnell reagieren konnten. Ein externer Moderator meldete sich zwischen den Referenten vor Ort oder über Microsoft Teams zu Wort und sorgte für ein flüssiges Programm.
Das ermöglichte uns unserer 32-seitiges Hygienekonzept während den virtuellen Vorträgen umzusetzen.
Mit einer Powerpoint konnten Inhalte detailgetreu vermittelt und ohne Abstriche referiert werden. Auch eine abschließende Award Verleihung in
vier verschiedene Kategorien konnten wir durch die Einblendung der Kandidaten und Gewinner digital lösen.
Endergebnis Letztendlich ist es uns gelungen ein hochwertiges Event auf die Beine zu stellen, welches eine gute Alternative für das sonstiges Partners Meeting darstellte. Auf Probleme wie ein Verzug von Bild und Ton konnten wir schnell reagieren und diese aus der Welt schaffen. Das fertige Ergebnis
war ein reibungsloses Meeting, das erneut zeigt, dass auch mit Corona Großveranstaltungen in anderer Form abgehalten werden können.
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